2 Phút học viết email tiếng Anh chuyên nghiệp dành cho người mới

Bạn chưa biết viết email tiếng Anh như thế nào cho đúng chuẩn trong môi trường công ty hay nhà trường hoặc viết cho bạn bè nước ngoài? Vậy thì hãy xem bài này đến cuối để biết cách viết, những cụm từ mà người bản xứ dùng trong email của họ nhé.

Về mặt bố cục, email tiếng Anh cũng tương tự như viết email tiếng Việt, cũng chia thành các phần tương ứng:

Lời chào hỏi

Chúng ta thường bắt đầu bằng những từ sau:

  • Dear Sirs/Madam,
  • To whom it may concern,

Đây là những mở đầu khá trịnh trọng, dành cho thời gian đầu chưa biết rõ nhau.

Nếu như đã làm việc với nhau và biết nhau rồi, thì người Mỹ và Canada sẽ thường những từ sau trong email của họ:

  • Hello Steve (dùng thường ngày trong môi trường công việc)
  • Hi Steve (trung lập)
  • Hey Steve ( dùng khi bạn quen thân nhé)

Giới thiệu nội dung cần nói hoặc thông báo

Sau khi chào hỏi thì tùy mục đích mà bạn sẽ dùng những cụm từ sau:

  • This is to inform you that…. (dùng trong tình huống muốn thông báo gì đó)
  • Just to let you know…. (ít trịnh trọng hơn)
  • Good new!/ Bad news!/ I’ve got the bad news

Tiếp tục nội dung đã trao đổi trước đó

Khi viết email tiếng Anh cho tình huống mà bạn muốn nhắc những gì đã trao đổi, đã thống nhất ở cuộc họp hay email trước thì bạn dùng những cụm từ tiếng Anh sau:

As (we) disccussed,.. (như (chúng ta) đã thảo luận) có thể thêm cụm từ chỉ thời gian để làm rõ cho người đọc: last week/ at the meeting/ this morning,…

To follow up on our meeting/discussion, …

Regarding …. hoặc In regards to… mang nghĩa nói về việc gì đó, dùng 1 trong 2 nhé.

As far as ……………. goes,….: cũng tương tự nghĩa như trên, nhưng bạn sẽ bỏ chủ đề vào chỗ ba chấm.

On the topic of ….,

Trên là những cụm từ bạn có thể dùng để bắt đầu câu chuyện mà bạn người người nhận biết đang nói về việc gì trước đó.

Hỏi thông tin hoặc yêu cầu điều gì đó

Nội dung viết email tiếng Anh sẽ không thể thiếu mục hỏi thông tin hoặc yêu cầu điều gì đó. Bạn có thể dùng một trong những câu sau:

  • I’d like to know if/when/how…. (tôi muốn biết nếu/khi nào/ ra sao…)
  • Could you let me know if/when/how …. (Bạn có thể cho tôi biết….)
  • Could you confirm if/ when/how …(Bạn có thể xác nhận…)
  • Do you know if/when/how…(Bạn có biết…)
  • Do you have any details/ updates on…..
  • Could you give me an update on….

Nói lời cảm ơn trong email tiếng Anh

Trong nội dung email, sẽ có một phần cảm ơn, hoặc bạn đang viết thư để cảm ơn cho thông tin ai đó gửi cho bạn, bạn dùng một trong những cụm/câu tiếng Anh sau:

Thanks for….

  • getting back to me
  • the info
  • the heads up
  • the updates
  • the email
  • following up on/with
  • your help with
  • looking into this/that

Lưu ý, sau thanks for + V-ing hoặc danh từ nhé. (Thanks for getting back to me!)

Kết thúc email tiếng Anh theo kiểu Mỹ và Canada

Kết thúc email tiếng Anh với những cụm từ và câu đơn giản theo người bản xứ:

  • I’ll get back to you (as soon as I can)
  • I’ll let you know
  • I’ll keep you posted.
  • Let me know.
  • Keep me posted.

Và sau đó bạn có thể dùng những cụm từ sau

  • Thanks! (hầu hết người bản xứ dùng chữ này trong email công việc)
  • All the best! (hơi dài dòng xíu)
  • Regards! (lịch sự)
  • sincerely (chỉ dùng trong những văn bản chính phủ, công ty siêu to bự vì mang nghĩa rất là trịnh trọng nhé)

Tổng kết

Bạn chỉ cần chọn ra 1 câu hoặc cụm từ nhất định để viết email tiếng Anh là được. Mới ban đầu không cần học hết, theo thời gian bạn sẽ quen và sử dụng tư do hơn.

Mỗi phần chỉ cần lấy ra một câu đề sử dụng, đảm bảo trong 2 Phút bạn sẽ học được cách viết email tiếng Anh chuyên nghiệp.


Có Thể Bạn Cần

Các chuyên đề ielts hữu ích khác trên  elish.vn  có thể bạn quan tâm như  Sách IELTS: tổng hợp sách tải miễn phí;  IELTS tips: chia sẻ phương pháp tự học.

IELTS speaking và IELTS reading: tổng hợp những bài mẫu để luyện nói và đọc theo chuẩn IELTS. Mục  IELTS listeningLuyện nghe  theo sách. Tiếp đến là  IELTS task 1 và  IELTS task 2: tổng hợp những bài mẫu band 8 giúp bạn có thêm nguồn tự ôn luyên  kỹ năng viết.

Nếu bạn là người mới, hoặc muốn ôn lại và cải thiện kiến thức cơ bản, bạn có thể xem thêm ở mục  Ngữ pháp tiếng Anh và Phát âm Tiếng Anh.

Trường hợp thấy việc tự học còn khó, bạn có thể tham khảo những khóa học online uy tín. Nếu cần hỗ trợ nào về tiếng Anh, hãy gửi yêu cầu vào mục  Hỏi Đáp Tiếng Anh.

Ngoài ra, hãy kết nối với elish.vn   trên những nên tảng xã hội khác như Youtube  và Facebook